Como organizar as ordens de serviço da ótica (sem caderno)
Como organizar as ordens de serviço da ótica: o que anotar em cada OS, como acompanhar o laboratório e avisar o cliente sem depender do caderno.
Para organizar as ordens de serviço da ótica você precisa de três coisas: uma OS completa desde o balcão, um lugar onde dá para ver em que etapa cada pedido está e uma data prevista de entrega para cada um. Com isso, a pergunta "meu óculos já chegou?" passa a ter resposta em segundos. Abaixo está um jeito prático de montar essa rotina, com ou sem sistema.
Por que o caderno de OS para de funcionar
O caderno funciona bem enquanto a ótica tem poucos pedidos por semana e uma pessoa só atendendo. O problema aparece quando o movimento cresce um pouco.
- A OS fica anotada por ordem de data, mas o que você precisa saber é em que etapa ela está.
- Cada pessoa anota de um jeito, e o grau escrito à mão gera dúvida no laboratório.
- Ninguém percebe que um pedido passou do prazo até o cliente ligar perguntando.
- Para achar uma OS antiga, é preciso folhear meses de páginas.
Nada disso é falta de cuidado. O caderno guarda a informação, mas não mostra o que precisa de atenção hoje.
O que toda OS precisa ter
Antes de pensar em organização, garanta que a OS sai completa do balcão. Uma OS incompleta volta do laboratório com pergunta ou, pior, volta errada.
Checklist mínimo:
- Nome e WhatsApp do cliente (confira o número na hora).
- Número da OS e data do pedido.
- Receita: esférico, cilíndrico, eixo e adição de cada olho, além da DNP e da altura quando for multifocal.
- Armação: marca, modelo, cor e se é do cliente ou da loja.
- Lentes: tipo, material, índice e tratamentos (antirreflexo, filtro de luz azul, fotossensível).
- Laboratório escolhido e previsão de entrega.
- Valor total, entrada e forma de pagamento (Pix, cartão, carnê).
- Observações: "cliente vem buscar sábado", "armação com parafuso solto" e o que mais for útil.
Dica: tire uma foto da receita e guarde junto da OS. Se o laboratório questionar um eixo, você confere na hora, sem precisar ligar para o cliente.
Se aparecer dúvida sobre receita antiga, vale ler quanto tempo vale uma receita de óculos.
Organize por etapa, não por data
Esta é a mudança que mais faz diferença. Em vez de uma lista corrida, separe as OS pela etapa em que estão. Um quadro com colunas funciona muito bem, seja num sistema, seja numa parede com post-its:
- Aguardando envio: OS feita, mas o pedido ainda não foi para o laboratório.
- No laboratório: pedido enviado, aguardando as lentes.
- Em montagem: as lentes chegaram e estão sendo montadas na armação.
- Pronto p/ retirar: óculos conferido, cliente precisa ser avisado.
- Entregue: o cliente retirou.
Cada vez que a OS muda de etapa, ela muda de coluna. Basta bater o olho para saber que há, por exemplo, quatro pedidos que nem foram enviados e dois óculos prontos esperando o aviso ao cliente.
A coluna "Aguardando envio" merece atenção especial. É comum a OS ficar parada ali porque faltou confirmar a armação ou porque o pedido ia ser mandado "mais tarde". Cada dia ali é um dia a mais no prazo que você prometeu ao cliente.
Anote a previsão de entrega de cada OS
Cada laboratório tem um prazo mais ou menos conhecido para cada tipo de lente. Visão simples costuma ser mais rápida que multifocal, e lentes com tratamento especial podem demorar mais. Anote o prazo médio de cada laboratório com que você trabalha.
Assim, toda OS ganha uma data prevista no momento em que é enviada. Isso traz duas vantagens:
- Você promete ao cliente uma data realista, em vez de "uns dias".
- Fica fácil ver quais pedidos passaram da previsão e cobrar o laboratório antes que o cliente cobre você.
Se uma OS atrasou, avise o cliente antes que ele pergunte. Uma mensagem curta resolve:
Oi, Marina! Aqui é da Ótica Central. O laboratório nos avisou que suas lentes multifocais vão atrasar alguns dias. A nova previsão é quinta-feira. Assim que chegar e estiver montado, te aviso por aqui.
Uma rotina de 10 minutos por dia
Organização que depende de memória não dura. O que funciona é uma rotina curta e fixa, de preferência no começo do dia:
- Olhe a coluna "Aguardando envio" e mande todos os pedidos pendentes ao laboratório.
- Confira a coluna "No laboratório" e veja se algum passou da previsão. Se passou, fale com o laboratório.
- Veja o que chegou e passe para "Em montagem".
- Avise os clientes da coluna "Pronto p/ retirar" que ainda não foram avisados.
- Mova para "Entregue" o que saiu no dia anterior.
Se mais de uma pessoa atende, combine quem faz essa rotina. Quando todo mundo é responsável, ninguém é.
Para o aviso de óculos pronto e as outras mensagens do dia a dia, veja também como usar o WhatsApp no atendimento da ótica.
Erros comuns
- Mandar o pedido ao laboratório por áudio. Grau falado gera erro. Mande por escrito, sempre com os campos na mesma ordem.
- Não registrar a entrada. Na hora de entregar, ninguém lembra se o cliente deu R$ 200 ou R$ 300 de sinal.
- Deixar óculos pronto sem aviso. O cliente acha que está atrasado, e a gaveta enche de óculos parados.
- Não dar baixa na entrega. Fica impossível saber o que ainda está pendente.
- Ter uma via só da OS. Imprima duas: uma fica com o cliente, a outra acompanha o pedido ao laboratório.
- Escrever a OS com pressa e passar a limpo depois. O "depois" quase nunca chega. Preencha completa na frente do cliente, que ainda ajuda a conferir os dados.
Como o Oticoo ajuda
No Oticoo, as OS ficam num quadro com as colunas Aguardando envio, No laboratório, Em montagem e Pronto p/ retirar, e você arrasta o cartão quando a etapa muda. Cada laboratório tem um prazo padrão, então cada OS ganha a previsão de entrega e o sistema avisa quando alguma passou dela. O pedido sai para o laboratório pelo WhatsApp com a receita formatada, e você imprime a via do cliente e a do laboratório.
A página de ordem de serviço para ótica mostra os detalhes, e dá para testar grátis, sem cartão de crédito.