Abrir uma ótica, ou colocar ordem numa que já funciona, é mais fácil quando você separa o trabalho em blocos: papelada, fornecedores, dinheiro, processo do balcão e relacionamento com o cliente. Este checklist serve para as duas situações. Se a loja já está aberta, use como revisão e marque o que falta.

Documentos e licenças

Antes de vender o primeiro par de óculos, a parte legal precisa estar em dia. As exigências variam por estado e município, então trate esta lista como ponto de partida, não como lista oficial.

CNPJ aberto com a atividade correta para comércio de artigos de óptica. Peça ao contador para conferir o CNAE.
Inscrição estadual, se a loja vai vender mercadoria com nota fiscal.
Alvará de funcionamento da prefeitura.
Licença da vigilância sanitária, quando exigida no seu município.
Responsável técnico, se for exigido. Em muitos lugares a vigilância sanitária pede um óptico responsável pela loja. Confirme com a prefeitura ou a vigilância sanitária antes de abrir.
Regime tributário definido com o contador (MEI, Simples Nacional ou outro).
Certificado digital da empresa, se for emitir nota eletrônica.

Sobre a nota, vale entender a diferença entre os tipos antes de falar com o contador: Nota fiscal na ótica: NFC-e ou NF-e?.

Fornecedores e laboratório

A ótica pequena depende muito do laboratório. Um bom laboratório entrega no prazo, avisa quando há problema e resolve refação sem drama.

Pelo menos um laboratório principal e um alternativo, para quando o primeiro atrasar ou não tiver a lente.
Prazo médio de cada laboratório anotado por tipo de lente (visão simples, multifocal, com tratamento).
Forma de envio do pedido combinada: WhatsApp, portal do laboratório, formulário impresso.
Política de refação e garantia por escrito.
Fornecedores de armação com condições de pagamento claras.
Mostruário montado pensando no seu público, e não só no que o representante ofereceu.

Formas de pagamento

Óculos costumam ser uma compra parcelada. Defina as regras antes de o cliente perguntar.

Maquininha escolhida comparando taxa por venda, prazo de recebimento e custo de antecipação. Tem um passo a passo em como escolher uma maquininha de cartão para a ótica.
Regra de parcelamento: até quantas vezes sem juros, e a partir de quando com juros.
Chave Pix da empresa, separada da conta pessoal.
Política de carnê: quem pode comprar no carnê, valor mínimo de entrada, número máximo de parcelas, dia de vencimento.
Forma de cobrar as parcelas definida (aviso antes de vencer, mensagem depois). Lembre que a multa de mora em venda a prazo para consumidor é limitada a 2% da parcela (CDC, art. 52, §1º).
Desconto à vista definido, para ninguém inventar desconto na hora.

Ordens de serviço e balcão

É aqui que a maioria das óticas se perde: OS em caderno, cliente ligando para saber dos óculos, ninguém lembra qual laboratório recebeu o pedido.

Toda venda com lente gera uma OS numerada, com receita, armação, lentes, tratamentos, laboratório e data prevista de entrega.
Duas vias da OS: uma para o cliente e uma para o laboratório (ou para controle interno).
Etapas claras para cada OS: aguardando envio, no laboratório, em montagem, pronto para retirar, entregue.
Uma pessoa confere a OS que volta do laboratório antes de avisar o cliente.
Lista de OS atrasadas revisada todo dia, para cobrar o laboratório antes de o cliente cobrar você.

Se as OS ainda estão no papel, veja o passo a passo em como organizar as ordens de serviço da ótica.

Ficha do cliente e relacionamento

O cliente de ótica volta: para trocar o grau, para fazer óculos de sol com grau, para trazer o filho. Ter o histórico dele faz diferença.

Ficha de cada cliente com nome, WhatsApp, data de nascimento, compras e receitas.
Foto ou cópia de cada receita guardada na ficha, com a data.
Consentimento do cliente para receber mensagens, e respeito a quem pedir para parar.
Um número de WhatsApp só da loja.
Mensagens prontas para óculos pronto, pós-venda e lembrete de exame. A recomendação mais comum dos oftalmologistas é revisar a visão uma vez por ano, ou conforme a orientação de quem fez o exame.
Dados de saúde tratados com cuidado, de acordo com a LGPD (Lei 13.709/2018).

Rotina da semana

Uma loja organizada tem uma rotina curta e repetida. Um exemplo:

Todo dia, ao abrir: ver óculos prontos para retirar, OS atrasadas e parcelas que vencem hoje.
Todo dia, ao fechar: conferir as vendas do dia e responder orçamentos pendentes no WhatsApp.
Uma vez por semana: cobrar o laboratório sobre OS fora do prazo, mandar mensagens de pós-venda e de exame anual.
Uma vez por mês: conferir o que caiu da maquininha, revisar o carnê em atraso e ver quais laboratórios estão atrasando mais.

Como o Oticoo ajuda

O Oticoo junta boa parte deste checklist num só lugar: ficha do cliente com receitas e compras, OS num quadro por etapa com previsão de entrega, carnê com QR Code do Pix, taxas da maquininha e as mensagens de relacionamento. O painel do dia mostra o que precisa de atenção logo ao abrir a loja.

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