O jeito mais simples de trazer o cliente de volta é lembrar dele no momento certo: perto de completar um ano do último exame de vista. Para isso você precisa de duas informações bem anotadas, a data da receita e o WhatsApp, e de uma rotina para mandar a mensagem. Abaixo está como montar isso numa ótica pequena, com modelos de mensagem prontos.

Por que o cliente some depois da compra

Óculos não é uma compra de todo mês. O cliente sai satisfeito, usa por um, dois, às vezes quatro anos, e só volta a pensar no assunto quando a armação quebra ou a vista começa a incomodar. Nesse meio tempo, passa na frente de várias outras óticas.

A recomendação mais comum dos oftalmologistas é revisar a visão uma vez por ano, e com mais frequência em crianças e em quem tem condições como diabetes, ou conforme a orientação de quem fez o exame. Pouca gente lembra disso sozinha. Quando a ótica lembra, presta um serviço útil e ainda volta a ser a primeira opção quando chegar a hora de trocar as lentes.

Comece pelo cadastro

Lembrete nenhum funciona sem dado. Em toda venda com receita, registre:

Data da receita (não a data da venda, que pode ser semanas depois).
WhatsApp do cliente, conferido na hora.
Data de nascimento, se ele quiser informar.
Para quem é o óculos. Se a mãe comprou para o filho, o lembrete vai para a mãe, mas falando do filho.
Se ele aceita receber mensagens da loja. Pergunte de forma simples: "Posso te mandar um lembrete quando estiver na hora do próximo exame?"

Essa última pergunta é importante. A LGPD (Lei 13.709/2018) trata do uso de dados pessoais, e combinar com o cliente que ele vai receber mensagens deixa tudo mais claro para os dois lados.

Dica: se você já tem clientes antigos num caderno ou planilha, comece passando para um lugar só os da receita mais recente. Não precisa digitar tudo de uma vez.

Sobre o que observar na receita em si, veja quanto tempo vale uma receita de óculos.

Quando mandar o lembrete

Uma boa regra prática é mandar quando a receita estiver perto de completar um ano, ou logo depois. Isso dá tempo para o cliente marcar o exame sem pressa.

Alguns ajustes fazem sentido:

Crianças: se o profissional pediu retorno antes de um ano, siga a orientação dele.
Receita com data de retorno escrita: use essa data.
Cliente que não respondeu: espere algumas semanas e mande no máximo mais um lembrete. Depois disso, deixe para o ano seguinte.

Evite mandar à noite, no domingo ou em feriado. Horário comercial, em dia útil, é o mais respeitoso.

Modelos de mensagem

Mensagens curtas, com o nome da pessoa e sem cara de propaganda, funcionam melhor. Alguns modelos para adaptar:

Lembrete do exame anual:

Oi, Fernanda! Aqui é da Ótica Central. Seu último exame de vista foi em setembro do ano passado. A recomendação é revisar a visão uma vez por ano. Quer que eu te indique onde fazer? Quando tiver a receita nova, é só passar aqui.

Lembrete para o exame de um filho:

Oi, Paulo! Tudo bem? Faz quase um ano que o Lucas fez o exame de vista. Criança costuma precisar revisar o grau com mais frequência, então vale marcar. Qualquer dúvida, estou por aqui.

Segundo lembrete (só se o primeiro ficou sem resposta):

Oi, Fernanda! Só passando para lembrar do exame de vista. Se já fez, me manda a receita por aqui que eu deixo guardada na sua ficha.

Se a ótica tem agenda de exames na própria loja, troque a indicação por um convite direto:

Temos horários na terça e na quinta à tarde. Quer que eu reserve um para você?

Outros contatos que ajudam

O lembrete do exame funciona melhor quando o cliente já está acostumado a ouvir da loja de vez em quando, sem exagero.

Pós-venda: alguns dias depois da entrega, pergunte se ele se adaptou bem aos óculos. Em multifocal, isso é especialmente útil e evita que a pessoa desista da lente sem falar com você.
Aniversário: uma mensagem curta de parabéns, sem oferta. Se quiser oferecer algo, que seja simples e verdadeiro.
Óculos pronto: o aviso de retirada também é contato. Um aviso rápido e simpático já deixa boa impressão.

O que não fazer: mandar promoção toda semana, lista de transmissão com dezenas de ofertas ou mensagem genérica sem o nome da pessoa. Isso faz o cliente silenciar ou bloquear o número, e aí nem o lembrete do exame chega. Mais ideias sobre isso em como usar o WhatsApp no atendimento da ótica.

Uma rotina que cabe na semana

Não precisa de campanha. Basta um momento fixo, uma vez por semana:

Liste os clientes cuja receita completa um ano nas próximas semanas.
Mande o lembrete para cada um, com o nome e o mês do último exame.
Anote quem respondeu, quem marcou e quem pediu para não receber mais.
Na semana seguinte, mande o segundo lembrete para quem ficou sem resposta.

Se o cliente pediu para não receber, respeite e anote. Isso vale mais do que qualquer mensagem.

Como o Oticoo ajuda

No Oticoo, a página de Relacionamento mostra quem chamar hoje: clientes com exame anual vencido (cerca de um ano depois da última receita), pós-venda alguns dias após a entrega e aniversariantes. As mensagens usam modelos editáveis com o nome do cliente, e também há aviso de óculos pronto e lembretes da agenda de exames. Dependendo do plano, o sistema abre o WhatsApp da loja com o texto pronto para você revisar e enviar, ou envia automaticamente pela API oficial, no horário que a loja escolher.

Veja como funciona na página de lembrete de exame de vista.